Najważniejszą częścią negocjacji, decydującą o ich późniejszym wyniku jest ich pierwsza faza :

• analiza celów - własnych i drugiej strony,
• określenie słabych i mocnych czynników,
• analiza alternatyw,
• definiowanie kwestii negocjacyjnych,
• opracowanie obiektywnych kryteriów oceny,
• przygotowanie propozycji rozwiązania problemu,
• określenie jaką mamy swobodę decyzyjną w negocjacjach - czy mamy dosyć kompetencji decyzyjnych aby podjąć rozmowy,
• o czym chcemy podczas rozmów powiedzieć, a jakie informacje zamierzamy ukryć,
• jaką rolę chcemy zagrać i jakie wrażenie chcemy wywrzeć,
• jak powinny wyglądać stosunki z drugą stroną po zakończeniu negocjacji,
• gdzie mamy negocjować - ważną zasadą jest dążenie do rozmów na własnym terenie, jeżeli nie musimy nie należy negocjować przez telefon:
  • traci się możliwość wykorzystania wszystkich kanałów komunikacji,
  • nie można obserwować reakcji swojego rozmówcy,
  • nie można kontrolować, czy rozmówca jest skupiony,
  • można łatwo usłyszeć “nie",
• ile mamy czasu,
• czyjej pomocy będziemy potrzebować - mediator, ekspert i inn.,
• w jaki sposób będziemy rozmawiać z drugą stroną,
• wizualizacja - wyobrażenie prawdopodobnego przebiegu rozmów, przygotowanie odpowiedzi na trudne pytania, przewidzenie swoich zachowań, elementów gry negocjacyjnej do których będziemy dążyć.